電話代行は、自分の代わりに業者に電話対応をしてもらえる便利なサービスです。関連サイト...電話代行｜ビジネスアシスト

秘書代行サービスとも言われるように、忙しくて自分で電話をする時間が取れないような場合には特に役に立ちます。依頼をするときに自分の個人情報をどこまで渡す必要があるのかは、電話代行の種類と依頼する業者によって異なります。

自分が依頼したいのはどのタイプの業者なのかを考えてから、依頼するようにしましょう。

電話代行サービスの種類

電話代行サービスは、大きく分けて2つのタイプが主流となっています。一つ目は、ボイスワープ型と呼ばれる代行サービスです。ボイスワープとは、NTTが提供している電話転送サービスのことです。ある電話番号にかかってきた通話を、別の回線に転送させる事ができます。

この仕組みを利用して、代行業者が用意した電話番号にかかってきた電話を、依頼者側の番号に転送します。その逆で、依頼者側の回線にかかってきた通話を電話代行業者の回線にボイスワープし、依頼者の代わりに代行業者が受け答えをすることも可能です。

この場合、電話をかけてきた相手に表示される番号は依頼者が用意したものになります。自分の番号を相手に表示させたくないという場合には、代行業者が用意した電話番号への通話を自分の回線に転送してもらうのが望ましいでしょう。

電話番号の貸し出しサービスとも言えるのがボイスワープ型の特徴です。二つ目は、コールセンター型電話代行です。代行業者が顧客への対応窓口となり、依頼者に定期的にその報告をおこなうというものになります。この場合代行業者は、依頼者の代わりに電話対応を一手に引き受けることになるので、高い電話スキルを持っている事が必要とされます。

言ってみれば外注型コールセンターのようなもので、自社で電話対応の研修をしたり対応窓口を設けたりする手間を省く事ができるのがメリットです。

電話代行サービスはこんな人におすすめ

自分の事務所や会社が東京などの一等地にあると見せかけたい場合、ボイスワープ型の電話代行サービスが役立ちます。代行業者が用意した電話番号が相手に表示されるため、局番から自分の所在地がそこにあると思わせる事ができるのです。

また、出張などで忙しかったり、電話対応できる職員が少なかったりする場合、顧客からの電話に出る時間が取れないという問題が発生します。そんな時でも、不在時にかかってきた電話を代行業者の回線に転送する事で、代わりに電話対応をしてもらう事ができます。

商談などが多い個人事業主や、小規模な事務所などにおすすめのサービスです。昼食の時間のみの対応など、不在にする時間帯だけ依頼することも可能です。会社のカスタマーセンターや通販の問い合わせ窓口など、不特定多数の利用者からの電話が見込まれる対応部署が必要となる場合には、コールセンター型の電話代行を依頼するのがおすすめです。

自社内で大規模な窓口を開設するとなると、人員募集から社員教育まで行わなければならず、大変な時間と労力が必要になります。コールセンターを外注すれば、細々とした手続きや研修も必要なく、すぐに対応窓口を設置する事ができます。

電話代行サービスの主な目的は、依頼主の代わりに電話対応をおこなう事です。電話をかけてくる相手は会社の顧客だったり重要な取引相手であることもしばしばあるため、自分が電話を取れない時でも必ず対応してもらえるという安心感が人気の理由の一つとなっています。

電話対応に追われず仕事に集中したいという人や、電話対応の窓口をすぐに設置したいと考えている人にとっては、この上なく便利なサービスだと言えます。

電話代行のメリットと業者を選ぶ時のポイント

電話代行サービスを利用すると、仕事の生産率を上げる事ができます。電話対応にかける時間や、時間のない中対応しなくてはいけないというストレスを無くす事ができるからです。また、電話代行サービスを請け負う業者は、電話での会話において高いスキルを持っています。

そのため、顧客の悩みや相談をしっかりと聞き取り、取引先には失礼のない対応を取る事ができます。より良いサービスを提供する代行業者に依頼できれば、自社のイメージをさらに良くすることにもつなげられるでしょう。

業者を選ぶときには、サービス内容と料金プランがしっかりと説明されているかどうかに注目しましょう。

会社によってサービス内容は多種多様で、電話番号や住所などを貸してくれるサービスをおこなっている場合もあります。転送サービスやコールセンターのサービス以外の利用を考えている場合には、こうしたサービスをおこなっているかどうかを調べる事が大切です。

また、弁護士や会計士向けに専用のプランを用意している会社などもあるので、数社を比較して一番自分の要望に応えてくれそうな会社を選ぶのがおすすめです。

自分の個人情報はどこまで必要になるのか

ほとんどの電話代行会社では、利用前に身分証明書が必要になります。自分の名前や住所、電話番号、それらを証明できる書類を用意する必要があります。連絡方法によっては、メールアドレスやLINEのアカウントなどが必要になるのも注意点です。

電話代行はそのサービス内容から、犯罪目的で利用される危険性もあります。そのような事態を防ぐために、入会時や初めての依頼の際にはしっかりと身分確認がおこなわれるのです。また、会社によっては、金融業やアダルト業など特定の業界からの依頼は受けないことに決めている場合もあります。

そのような決まりに抵触しておらず、きちんと自分の身分証明をおこなえる人であれば、問題なくサービスを利用する事ができるでしょう。

個人情報が漏れる心配はない

電話代行サービスでは、依頼者の身元確認同様、渡された個人情報の保護もしっかりとおこなっています。電話代行では、住所や氏名だけではなく、ときに会社や個人にとって重要な内容を対応の中でやり取りすることもあります。

そのような大切な情報を預かっているために、管理も徹底しておこなわれているところがほとんどです。依頼者の個人情報が悪用されたり、顧客の情報が流出したりすることはないので安心して利用しましょう。逆に、会社のウェブサイトに個人情報の取り扱いについてはっきりと明記されていない業者は、利用しないほうがおすすめです。

ホームページや説明に疑問点がないかをしっかりと吟味して、代行サービスを依頼するようにしましょう。